Yönetmelikler

1. YÖNETİM KURULU

1.1. Yetki ve Sorumluluk

Dernek Tüzüğü’nde de belirtildiği üzere, Uluslararası Profesyonel Koçluk Derneği’nin (UPKD) idari organı Yönetim Kuruludur. UPKD’nin işleri, fonları ve mallarının Yönetiminin yetki ve sorumluluğu Yönetim Kurulu’ndadır. Yönetim Kurulu UPKD’nin kararlarını yaşama geçirme konusunda tam yetkiye sahip olacak, politikalarını belirleyecek ve Dernek Tüzüğü ve mevzuatı yorumlayacaktır. Yönetim Kurulu, UPKD’nin kurullarının, yayınlarının kontrol ve yönünü denetleyecek ve işin yürütülmesi için uygun görülecek kural ve yönetmelikleri oluşturacaktır.

1.2. Sayı

Yönetim Kurulu Dernek Tüzüğü’nde de belirtildiği üzere, oy veren dernek üyeleri tarafından seçilmiş 7 üyeden oluşur.

Görevin ifası esnasında, ihtiyaç hissedilmesi (hastalık, ailevi durumlar, ICF Global tarafından verilen yeni görev veya kurul talepleri, zaman kısıtı vb.) halinde, tüzük gereği 7 kişiden oluşan Yönetim Kuruluna yedek üyelerden bir veya daha fazla üye davet edilerek, tekrar görev dağılımı yapılır.

Yönetim Kurulu, Başkan, Başkan Yardımcısı, Sekreter, Sayman ve 3 (üç) üyeden oluşur. Yönetim Kurulu üyeleri seçimle iş başına gelirler ve halefleri göreve başlayana kadar görev yaparlar. Dernek Tüzüğü Madde 2’de ICF’in prensip ve yaklaşımlarına kaynak gösterildiği üzere başkanlık görevi de bu prensip ve yaklaşımlar paralelinde el değiştirilir.

1.3. Yönetim Kurulu Üyelerinin Aday Gösterilmesi

Madde 4’te belirtilen usul uyarınca, Aday Belirleme Kurulu Yönetim Kurulu’na aday üyeler için bir liste oluşturacak ve dernek üyelerine sunacaktır. Bu şekilde aday gösterilen her üye önceden adaylık ve üye olarak seçilme konusunda rıza göstermiş olmalıdır.

1.4. Yönetim Kurulu Görev Süresi

Her Yönetim Kurulu üyesi Genel Kurul’dan sonra göreve başlar ve 2 (iki) yıllık bir dönem için veya halefleri göreve başlayana kadar hizmet yapar. Yönetim Kurulları’nda devamlılığı sağlamak amacı ile mevcut Yönetim Kurulu üyelerine bir sonraki dönemde çalışmak üzere teklif götürülebilir.

Yeni üyeler aşağıda belirtilen koşullarda seçilir;

• İkinci iki yıllık hizmet dönemini tamamladığı için yeniden aday olamayacak üyeler yerine
• İki yıllık hizmet dönemini tamamlayan, ancak ikinci bir dönem aday olmak istemeyen üyeler yerine
• Yönetim Kurulu Başkanı’nın, Yönetim Kurulu üyelerinden beklenen performansı sağlamadığı için birlikte çalışmayı istemediği üyeler yerine

1.5. Tekrar Seçilme

Sekreter, sayman ve üç üye, Genel Kurul tarafından seçilmeleri durumunda Yönetim Kurulu’nda ikinci iki yıllık dönem için görev yapabilir. Başkan iki yıllık bir dönemle sınırlıdır. İkinci iki yıllık Dönemlerin tamamlanmasından sonra hiçbir Yönetim Kurulu üyesi en az iki yıl (en az bir dönem) geçmeden yeniden Yönetim Kurulu’na seçilmek için aday olamaz.

1.6. Yönetim Kurulu Düzenli Toplantıları

Yönetim Kurulu’nun düzenli toplantıları her takvim yılında 12’den (on iki) az olmamak ve her üyenin birbirini duyabilmesi koşulu ile telekonferansalar da dahil olmak üzere, Yönetim Kurulu tarafından belirlenecek yer ve zamanda yapılır. Yönetim Kurulu düzenli toplantı tarihlerini ve saatini her yıl başında belirler. Gün ve saat belirlenirken genel isteğe uyulması temel ise de, çalışmalar sadece iş saatinde veya sadece iş saati dışında yapılır şeklindeki bir yaklaşım kabul edilemez. Üyelerin kişisel programlarını belirlerken bu tarih ve saatlere öncelik vermesi beklenmektedir. Yönetim Kurulu’nun düzen dışı toplantıları Başkan veya en az dört üyenin talebi ile yapılabilir.

1.7. Yeterli Çoğunluk

Yönetim Kurulu toplantılarının herhangi birinde, Yönetim Kurulu üyelerinin çoğunluğu, UPKD’nin işlerinin yürütülmesi için yeterli çoğunluğu oluşturur ve bu şekilde yürütülen her iş, toplantıda bulunan ve oy kullananların çoğunluğunun olumlu oyları ile geçerli olacaktır.

1.8. Oy Kullanımı

Üyelerin oy kullanma hakları başkasına delege edilemez veya vekaletname ile başkasına aktarılamaz.

1.9. Katılmama

Bir takvim yılında, üç (3) ardışık düzenli Yönetim Kurulu toplantısına, mazeretsiz ve YK başkanına bilgi vermeksizin katılmayan üyenin, Yönetim Kurulu’ndaki yeri otomatik olarak boşalacaktır. Yine de Yönetim Kurulu, üyenin her katılamamasını ayrı bir durum olarak kabul edecek ve üyelerinin çoğunluğunun olumlu oyuyla katılamayan üyenin mazeretini kabul ederek, üyeyi affedebilecektir.

1.10. Boşalan Yerler

Dönemi tamamlanmamış herhangi bir pozisyonda oluşan boşalma, dönemin geri kalan bölümü için Genel Kurul tarafından seçilmiş yedek Yönetim Kurulu listesinin en üstündeki üye tarafından doldurulacaktır. Dönemin geri kalan bölümü on iki (12) aydan daha uzunsa, hizmet iki yıllık bir dönem olarak sayılacaktır.

1.11. Ücret Verilmemesi

Üyeler Yönetim Kurulu Üyesi olarak veya UPKD ile ilgili olarak başka herhangi bir sıfat veya her ne olursa olsun başka bir sözleşmeye ait düzenleme uyarınca verdikleri hizmetler için ücret alamaz. UPKD toplantılarına ve Yönetim Kurulu tarafından onaylanan diğer toplantılara katılmaları nedeni ile üyeler tarafından yapılan makul gerçek masraflar Yönetim Kurulu’nun kararları ile ödenebilir.

1.12. Oryantasyon

Başkan, Başkan Yardımcısı, Sayman ve Sekreter, seçildikleri dönem başında Dernek Mali Müşavirliği’nden yasal görevleri ve sorumlulukları hakkında ayrıntılı bilgi alırlar. Bu görüşmeye diğer Yönetim Kurulu üyelerinin de katılması beklenir.

2. YÖNETİM KURULU ÜYELERİNİN GÖREVLERİ

2.1. Başkan

Başkan, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen Yönetim Kurulu görevlerinin yürütülmesini üstlenmiştir. Başkan ayrıca, görevi gereği tüm kurulların bir üyesi olarak hizmet edecektir, Başkan Dernek Çalışma Kurulları’ndan sorumlu olacak Yönetim Kurulu üyelerini, bu üyelerin deneyim, yetkinlik ve isteklerine göre belirler. UPKD’nin Genel Kurulu’nda ve uygun görülen bu tür diğer durumlarda Başkan, dernek üyelerine ICF’in yararlılığını artırmak ve refahını teşvik etmek amacıyla önerilerde bulunur ve ilgili konuların iletişimini yapar. Başkan, Yönetim Kurulu Başkanı’nın görev alanına giren ve Yönetim Kurulu tarafından tanımlanan diğer görevleri yapar. Başkan yılda bir kez ICF Global’in raporlama dönemine paralel olarak Şeffaflık Raporu hazırlayarak tüm üyelerle paylaşır.

2.2. Başkan Yardımcısı

Başkan Yardımcısı Başkan tarafından kendisine delege edilen veya verilen görevleri yapar ve Başkan’ın olmaması veya hizmet verememesi durumunda Başkan’ın görevlerini üstlenir ve yetkilerini kullanır.

2.3. Sekreter

Sekreter UPKD’nin ve Yönetim Kurulu’nun toplantı ve işlem tutanaklarının uygun olarak tutulmasını gözetir; tüm dernek üyelerinin kayıtlarının düzgün tutulduğunu garanti eder ve geçmiş kayıt ve belgelerin saklanmasına nezaret eder. Sekreter, Başkan ve Başkan Yardımcısı’nın olmaması veya hizmet verememesi durumunda Başkan veya Başkan Yardımcısı’nın görevlerini üstlenir ve yetkilerini kullanır. Yönetim Kurulunca alınan kararları karar defterine yazar.

2.4. Sayman

Sayman UPKD’nin fon ve mali kayıtlarını idare etmek, dernek üyesi aidat ve diğer ödemelerini toplamak, fonlarının kullanımı için uygun muhasebe prosedürlerini oluşturmak, yeminli mali müşavir tarafından yıllık denetim yaptırmak görevlerini üstlenir ve ek olarak, Yönetim Kurulu toplantılarında veya Başkan tarafından istenen diğer durumlarda UPKD’nin mali durumuna ilişkin rapor sunar.

2.5. Üye

Yönetim Kurulu’ndaki üç üye Başkan tarafından kendilerine verilen görevleri yapmakla yükümlüdürler. Başkan dışındaki tüm Yönetim Kurulu üyeleri deneyim, yetkinlik ve isteklerine göre Dernek Çalışma Kurullarından en az birinin sorumluluğunu üstlenir.

3. YÖNETİM KURULU POTANSİYEL ADAYLARINA İLİŞKİN KOŞULLAR

3.1. Potansiyel Adaylar İçin Gerekli Koşullar

• En az iki yıldır kesintisiz UPKD üyesi olmak,
• ICF Global ve UPKD stratejik planı ve küresel girişimleri konusunda güncel bilgi sahibi olmak
• Koçluğu meslek olarak yapmak
• ICF onaylı bir koçluk okulundan mezun olmak ve bunu belgelemek
• Tercihen ICF ünvanlı olmak (ACC, PCC veya MCC)
• UPKD Kurullarında yerel veya uluslararası düzeyde en az 2 yıl kesintisiz hizmet yapmış olmak
• Son 4 yılda etik konularda global ve/veya yerel herhangi bir durumun-konunun öznesi olmamış olmak

3.2. Potansiyel Adayların Taahhüt Etmesi Gerekenler

• Önceden belirlenmiş UPKD Yönetim Kurulu aylık toplantılarının mazeretsiz, en az %80’ine şahsen katılmak.  
• Acil ve hazırlıksız yapılacak Yönetim Kurulu görüşmelerine (dijital platformlar vb) katılmaya istekli ve esnek olmak.
• Genel Kurul toplantısının tüm süresi boyunca toplantıda bulunmaya hazırlıklı olmak.
• UPKD Üye Toplantılarına katılmaya hazırlıklı olmak.

Yönetim Kurulu’nun bağlantısı olarak, Çalışma Kurullarının parçası olmak.

3.3. Adaylarda Olması Beklenen Nitelikler

Genel;

• Meslek tutkusu
• İş birliği, yaratıcı ve yenilikçi olma isteği
• Değişik bakış açılarına açıklık
• Alanımızın coğrafya, kültür ve eğitim çeşitliliğini temsil etme
• ICF stratejik planını anlama, destekleme ve uygulama taahhüdü vermek,
• Son dört yıl içinde UPKD üyeliği boyunca veya herhangi bir çalışma kurulu altında görev aldığı dönemde veya YK üyeliği esnasında etik ile ilgili bir durumun konusu ve öznesi olmamış olmak (disiplin soruşturması, bağımsız etik kurul soruşturması geçirmemek).

Yönetim Kurulu Başkanı’nda olması beklenen nitelikler:

• Koçluk topluluğunun ve mesleğin profesyonel temsilcisi olma sorumluluğu ve bilinciyle hareket etmek
• Güçlü iletişim becerilerine sahip olmak
• İş konusunda dirayetli
• Toplumda iyi ilişkilere sahip
• Kararlı
• Belirsizliği tolere edebilen
• Derleyicilik, toplayıcılık becerileri olan
• Yönetim Kurulu Üyeleri ile iyi ve el ele çalışma yeteneğine sahip
• ICF ünvanı sahibi olmak,
• Herhangi bir ICF akredite okulunun sahibi, ortağı veya yöneticisi olmamak,
• Son dört yıl içinde UPKD üyeliği boyunca veya herhangi bir çalışma kurulu altında görev aldığı dönemde veya YK üyeliği esnasında etik ile ilgili bir durumun konusu ve öznesi olmamış olmak (disiplin soruşturması, bağımsız etik kurul soruşturması geçirmemek),
• Başka bir koçluk derneğinde, yönetim kurulunda, yönetici kadrosunda veya alt çalışma kurulunda bulunmamak.

4. ADAY BELİRLEME KURULU

Kurul, geçmiş dönem başkanlarından üyeliği devam eden üçünün katılımıyla oluşur.

Devamlılığı sağlamak adına bir önceki yılda Aday Belirleme Kurulunda görev yapmış en azından bir üye olacaktır.

Kurulun hiçbir üyesi Yönetim, Denetim ve Disiplin Kurullarındaki herhangi bir pozisyon için aday olup seçilemeyecektir. Kurul üyelerinin ICF Global ve UPKD üyeliği süresince etik konularda global ve/veya yerel herhangi bir durumun-konunun öznesi olmamış olması gözetilecektir.

Kurul, Yönetim Kurulu Başkanının geçmiş dönem başkanlarını davetiyle ve Yönetim Kurulu’nun onayıyla oluşturulur.

Aday gösterme süreci aşağıdaki gibi olacaktır:

4.1. Kurul tüm üyelerle iletişime geçerek Yönetim, Denetim ve Disiplin Kurulları için aday adaylığı başvurularını talep edecektir.

3.madde koşullarını sağlayan Dernek Üyeleri kendileri aday adayı olabilecekleri gibi 3.madde koşullarını sağlayan başkalarını da aday adayı olarak gösterebilirler. Başkalarını aday adayı göstermeleri durumunda aday adayı olarak gösterilen kişinin adaylığı kabul ederek başvuru yapması gereklidir.

Kurul yeteri kadar başvuru olmaması nedeniyle açık kalan kontenjanlar için tüm üyelere e-posta göndererek üyeleri tekrar başvuru yapmaya davet edecektir. Aday adaylığı başvurusu için 10 (on) iş günü süre verilecektir.

4.2. Kurul 3. madde koşullarına göre adayları 10 (on) iş günü içinde belirleyecek ve Genel Kuruldan en az 3 (üç) iş günü önce Dernek üyelerine yazılı olarak bildirimde bulunacaktır.